电子会计凭证档案单套制时代即将来临,档案管理软件将如何应对挑战?
栏目:新闻资讯 发布时间:2020-11-17
 2015年12月11日,国家档案局财政部共同公布79号,拉开了会计凭证制登场的序幕,此后,全国多家机构开始推进电子会计凭证制试点工作。经过近5年的试点,2020年3月31日财政部会计人员在网站上公布了《财政部 国家档案局关于规范电子会计凭证报销入

  2015年12月11日,国家档案局财政部共同公布79号,拉开了会计凭证制登场的序幕,此后,全国多家机构开始推进电子会计凭证制试点工作。经过近5年的试点,2020年3月31日财政部会计人员在网站上公布了《财政部 国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》,正式推进了电子会计凭证的保管。


  除法律和行政法规另有规定外,单位在同时满足以下条件的情况下,只能使用电子会计凭证保管报销账户:


  (一)收到的电子会计凭证被确认为合法和真实。


  (2)对电子会计凭证的传输、储存安全、可靠性、电子会计凭证的所有篡改都可以及时发现。


  (三)使用的会计系统能够准确、完整、有效地接收和阅读电子会计凭证及其元数据,可以根据国家统一的会计系统完成会计工作,并按照国家记录管理部门的规定输出电子会计凭证及其元数据。可以设置处理、审计、批准和其他必要的批准程序,有效防止电子会计凭证的双重会计。


  (4)电子会计凭证的保管和管理符合《通知》(财政部国家记录局79号)等要求。


  也就是说,只要能收到电子会计凭证(电子发票),就只需要保管电子形式的文件。不再像传统模式一样,只需要保存电子格式或纸、纸的凭证,或者以纸的形式打印电子格式的凭证,然后保存。


  记录仪要好好记住这件事。因为这是电子形式单制时代到来的象征,会对这个行业产生很大的影响。特别是在美国、加拿大、澳大利亚等国家档案馆已经开始实施的电子文件单一保存的前提下,国内也终于开始了,政策层面的问题得到了解决,下一次考试是技术层面的问题。(注:部分行业对单套单轨系统、单轨系统、赛道、布景、部分的差异,研究中国人民大学著名青年教授陈教授的相关论文,明确说明单套、单轨系统的定义、赛道、布景、部分。


  那么,单独制对记录业及相关行业有什么影响呢?事实上,它将对从文件生成到销毁的整个过程产生几乎深远的影响。印刷发票打印产业、扫描纸质证书的数字产业、存储纸质证书的管理产业、扫描仪、打印机,特别是档案馆仓库建设等相关产业将受到影响。想象一下,所有文件类型都只是推动电子方式的单一机制。


  那么,文件信息化管理系统是否受到影响,答案是肯定的,可能会受到影响,但这种影响有好的一面,也有挑战的一面,如何解释呢?


  好处是,在单一时代,用户不得不购买文件信息管理系统,与前端业务系统对接,使电子格式的文件能够顺利存档和使用。相反,在两制时代和只以纸的形式保存保管的单一机制时代,文件的保存和利用无需文件信息管理系统也是可以实现的。也就是说,在电子凭证上。


  挑战的一面是,在这种只保留电子凭证的状态下,对文件信息化管理系统必须提出更高的要求,信息化管理系统必须随之变化,与时俱进。那么我们应该改善哪些方面呢?


  首先,档案信息管理系统必须考虑系统的性能。许多特殊行业的每日电子证书存档量巨大,甚至每日存档量超过100万个,现有体系结构的存档信息管理系统不能容纳这么多数据,不仅数据量大,还需要考虑对数据接收和处理的快速响应。并发存档给系统带来多任务处理的压力挑战,在系统正式使用之前,要努力进行压力测试并通过。


  二、电子文件的四性检查:用电子凭证保管后,如何保证文件信息管理系统收到的电子文件是真实的?完全吗?在接受保管的过程中,如何确保它永远真实、完整、可用、安全?为此,必须能够随时对档案信息管理系统收到的电子凭证和后续各部分进行可靠的四性检查,以确保可靠性、完整性、可用性和安全性。也就是说,我们常说的四性检查功能及要求(区块链技术天生是适合解决四性检查功能的目前最好的技术,值得为详细说明再写一篇文章。


  三、档案信息管理系统的可配置性:文件信息管理系统应根据各行业的用户管理要求,并根据用户单位的实际管理模式,对文件信息系统进行配置,系统应具有高度的可扩展性,而不是增加一些功能。


  当然,还有很多东西可以带来其他挑战。必要时,我再详细说明一下。


  其中有一个比较大的误解,很多人总是认为应该有电子会计凭证文件管理的文件信息系统,实际上商业化的文件信息系统几乎可以管理所有文件类型。从保管的角度来看,收到的电子会计凭证文件与通过纸质文件扫描生成的电子文件和转换为前端业务系统收到的其他电子文件的电子文件没有太大区别。人们不专门为工程文件开发工程文件信息管理系统,也不专门为文档文件开发文档文件信息管理系统。当然,不仅要开发电子会计凭证文件的管理系统,而且要根据电子会计凭证文件的新要求,改造现有的文件信息管理系统,特别是四性检查功能的实现和应用。